Con il termine “dematerializzazione” si intende quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale (o conservazione sostitutiva, come definita in passato) utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.

Qualora invece i documenti siano prodotti sin dall’origine già in formato digitale, non si parla più di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione” (dato appunto che il documento è già in digitale), ed anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.

Da rilevare che solo con la digitalizzazione, ed in particolare utilizzando documenti in formato elaborabile (e.g. XML), si possono massimizzare i vantaggi ed i benefici di questi processi, oltre che adottare quelle procedure informatiche ed interventi organizzativi utili ad avviare le imprese e la PA alla digitalizzazione dei processi e non solo dei documenti.

Nel servizio di conversione di un archivio cartaceo in un archivio digitale vengono eseguiti una serie di processi ed operazioni che contraddistinguono la qualità e l’efficacia del risultato finale.

Non necessariamente gli archivi, sia cartacei che digitali, sono strutturati secondo buone norme di comportamento e conseguente uso ottimale degli stessi. Le buone norme generali vanno calate nella realtà specifica. Classificazione, gerarchizzazione, chiavi di ricerca, criteri che sono posti alla base di ogni progetto di trasformazione, per fare in modo che non si risparmi solo lo spazio occupato dalla carta ma si ottimizzino i processi di archiviazione, gestione e reperimento dei documenti.

Non basta avere strumenti veloci in termini di pagine al minuto. Molti processi all’interno di un flusso che nasce per la conversione di un archivio in digitale sono molto più importanti della velocità dello scanner. Separazione automatica dei documenti, chiavi di indicizzazione derivate e inserite nel momento e nel modo giusto, software di binarizzazione zonale per un riconoscimento ottico dei caratteri di grande qualità, postazioni multifunzione per la gestione di archivi con formati cartacei misti in termini di formato e modalità di conservazione.

Con l’emanazione del DMEF 17 giugno 2014 (che ha sostituito il precedente DMEF 23 gennaio 2004), è possibile conservare unicamente in formato digitale le fatture di vendita e di acquisto (leggi tutti gli articoli su fatturazione elettronica), e quindi oltre alla digitalizzazione delle fatture emesse e ricevute in corso d’anno, è possibile intervenire a dematerializzare le fatture di vendita e di acquisto di anni pregressi.

Con la pubblicazione poi della legge 27 dicembre 2017 n.205, così come è già avvenuto in passato nei confronti delle pubbliche amministrazioni, è stato introdotto a far data dal 1° gennaio 2019 un obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B/B2C tramite il sistema di interscambio per tutti i soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio Italiano. Le suddette fatture di vendita e di acquisto, che dovranno essere prodotte in solo formato XML conformi alle “Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio”, dovranno essere trasmesse tramite il sistema di interscambio e conservate unicamente in formato digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014.

Altri documenti fiscali e le scritture contabili

La dematerializzazione di anni pregressi, così come la digitalizzazione del corrente, può essere poi adottata anche con riguardo ad altri documenti fiscali, e senza elencarli tutti, questi potranno essere per esempio i documenti di trasporto, le bolle di accompagnamento, i modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva, i modelli di pagamento F24, le comunicazioni dei dati delle fatture emesse e ricevute, etc.

Lo stesso dicasi per le scritture contabili quali i registri Iva vendite ed acquisti, il registro dei corrispettivi, il libro giornale, i mastri contabili, il registro prima nota, il registro omaggi, il registro dei beni in comodato, etc.